De meerwaade van HubSpot CRM wanneer jouw bedrijf AFAS gebruikt

In veel organisaties vormt een ERP-systeem zoals AFAS de ruggengraat van alle bedrijfsprocessen. Het ERP is ontworpen voor het beheren van interne processen, financiën en administratie. Daarom ligt het voor de hand om ook de klantgerichte processen—zoals sales, marketing en service—hierin te willen centraliseren. Veel bedrijven gebruiken dan ook hun ERP-systeem als CRM. Maar hier schuilt een uitdaging: een ERP-systeem is gebouwd voor backoffice-processen en niet voor het intensieve en veelzijdige klantcontact dat een CRM-systeem biedt.

In deze blog lees je waarom een gespecialiseerd CRM-systeem zoals HubSpot van onschatbare waarde is voor bedrijven die al met een ERP zoals AFAS werken. We bespreken de voordelen van een geïntegreerde aanpak en kijken naar concrete manieren waarop HubSpot kan bijdragen aan een effectievere klantbenadering.

Het probleem: een ERP gebruiken als CRM

Veel bedrijven zien hun ERP als alles-in-één oplossing en proberen het daarom in te zetten als CRM. Dit lijkt op het eerste gezicht logisch; het scheelt immers in licentiekosten en er hoeven geen extra systemen geïmplementeerd te worden. Toch ontstaat hierdoor vaak frustratie en een gebrek aan functionaliteit. ERP-systemen zijn namelijk primair ontworpen om financiële en operationele processen te beheren, terwijl CRM-systemen zoals HubSpot specifiek gericht zijn op het ondersteunen van klantgerichte processen, zoals:

• Externe klantcontacten:
  Een CRM maakt het eenvoudig om gepersonaliseerde interacties te volgen en verbeteren.
• Salesactiviteiten:
  Met een CRM-systeem kunnen sales-medewerkers leads beter opvolgen en beheren.
• Marketingcampagnes:
  Het opzetten en analyseren van campagnes wordt overzichtelijk en schaalbaar.
• Servicevragen:
  CRM-tools bieden een overzichtelijke structuur voor service en klanttevredenheid.

Het gebruik van een ERP-systeem als CRM kan leiden tot een inefficiënte workflow en gebrek aan overzicht in klantdata. Hierdoor ontstaat een situatie waarin medewerkers onnodig handmatige stappen moeten ondernemen, cruciale inzichten missen en de kwaliteit van het klantcontact daalt. In plaats van de verkoop- en marketingteams te ondersteunen, vormt het ERP een obstakel in hun dagelijkse werkzaamheden.

De kracht van een gespecialiseerd CRM-systeem zoals HubSpot

Een CRM-systeem zoals HubSpot biedt specifieke functionaliteiten die gericht zijn op klantcontact, van eerste kennismaking tot aftersales. Hieronder bespreken we enkele kenmerken die HubSpot onderscheidt van een ERP-systeem:

1. Inzicht in klantgedrag en persoonlijke opvolging

HubSpot biedt uitgebreide functies om interacties met klanten te volgen en analyseren. Denk aan gegevens over het klikgedrag op e-mails, het aantal bezochte pagina’s en specifieke klantvragen. Deze gegevens zijn essentieel om leads en klanten beter te begrijpen en een persoonlijkere benadering te ontwikkelen.

Voorbeeld: Een klant die interesse toont in een specifiek product op je website kan met HubSpot automatisch in een gepersonaliseerde nurturings-campagne terechtkomen. Dit zou binnen een ERP-systeem niet mogelijk zijn zonder handmatige handelingen.

2. Automatisering van marketing- en salesprocessen

HubSpot biedt krachtige automatiseringsmogelijkheden waarmee workflows, e-mailcampagnes en lead nurturing volledig geautomatiseerd kunnen worden. Dit scheelt tijd en zorgt ervoor dat geen lead tussen wal en schip valt.

Voorbeeld: Met workflows in HubSpot kun je automatisch opvolgacties instellen voor leads die bepaalde acties ondernemen, zoals het invullen van een formulier of het openen van een specifieke e-mail.

3. Overzichtelijk en gebruiksvriendelijk interface

Een van de grootste valkuilen van veel systemen is een complexe en onoverzichtelijke gebruikersinterface, iets waar veel ERP-systemen helaas niet voor ontworpen zijn. HubSpot, daarentegen, heeft een intuïtieve interface die medewerkers stimuleert om het systeem te gebruiken. Hierdoor hebben ze sneller toegang tot relevante informatie en kunnen ze eenvoudig rapportages en analyses maken.

Integratie met AFAS: data eenvoudig synchroniseren

Gelukkig hoeft het kiezen van een CRM naast een ERP-systeem niet te betekenen dat gegevens niet meer goed geïntegreerd kunnen worden. HubSpot biedt een eenvoudige en betrouwbare integratie met AFAS, zodat klantinformatie in beide systemen up-to-date blijft. Hier zijn drie concrete use cases van de HubSpot <> AFAS integratie:

Use Case 1: Automatisch synchroniseren van klantgegevens

Met de integratie tussen HubSpot en AFAS kunnen klantgegevens die in HubSpot worden aangepast automatisch doorgevoerd worden naar AFAS, en vice versa. Dit voorkomt dubbele data-invoer en minimaliseert de kans op fouten.

Use Case 2: Financiële data koppelen aan klantgegevens

Doordat HubSpot en AFAS gekoppeld zijn, kunnen sales-medewerkers in HubSpot altijd actuele financiële gegevens van klanten raadplegen, zoals openstaande facturen of betalingsstatus. Dit zorgt voor betere interne samenwerking en klantcommunicatie.

Use Case 3: Geautomatiseerde notificaties voor klantacties

Wanneer een klant in HubSpot bepaalde acties onderneemt, zoals het aanvragen van een offerte, kunnen notificaties naar AFAS gestuurd worden, zodat interne afdelingen direct op de hoogte zijn en kunnen reageren.

De impact van een slecht gebruikt CRM-systeem

Een systeem dat niet intuïtief werkt of niet goed geïntegreerd is, resulteert vaak in lage adoptie onder medewerkers. Een slecht CRM-systeem of een ERP-systeem dat als CRM wordt gebruikt, heeft de volgende negatieve gevolgen:

• Lagere medewerkerstevredenheid: Een systeem dat niet gebruiksvriendelijk is, zorgt voor frustratie.
• Gebrek aan overzicht en inzicht: Medewerkers missen cruciale klantdata en hebben daardoor een onvolledig beeld.
• Handmatige, tijdrovende processen: Taken die binnen een CRM zoals HubSpot geautomatiseerd kunnen worden, moeten nu handmatig uitgevoerd worden.

Hierdoor wordt het systeem vaak niet of beperkt gebruikt, wat leidt tot inefficiëntie en zelfs omzetverlies.

Praktische tips voor het implementeren van een CRM naast een ERP-systeem

Ben je klaar om je klantcontact naar een hoger niveau te tillen met een CRM zoals HubSpot naast je ERP-systeem? Hier zijn enkele tips om deze implementatie soepel te laten verlopen:

1. Bepaal de belangrijkste use cases: Inventariseer waar je CRM het meest toegevoegde waarde kan bieden bovenop AFAS, bijvoorbeeld in leadbeheer of klantcommunicatie.
2. Maak gebruik van de HubSpot <> AFAS integratie: Zet de koppeling op tussen beide systemen zodat data automatisch wordt gesynchroniseerd.
3. Train je team: Zorg ervoor dat medewerkers begrijpen hoe HubSpot werkt en wat het hen kan opleveren in hun dagelijkse werk.
4. Monitor en optimaliseer: Meet regelmatig het gebruik van de CRM-functionaliteiten en optimaliseer waar nodig.

Ontdek de voordelen van een gespecialiseerd CRM-systeem zoals HubSpot

Voor bedrijven die hun ERP-systeem willen uitbreiden met klantgerichte functionaliteiten, biedt een gespecialiseerd CRM-systeem zoals HubSpot een uitkomst. Waar AFAS zorgt voor de interne processen, biedt HubSpot de nodige tools om klantcontact, sales en marketing te verbeteren. Dankzij de eenvoudige integratie met AFAS heb je altijd up-to-date klantinformatie, zowel binnen je ERP als je CRM-systeem.

Benieuwd hoe HubSpot kan bijdragen aan jouw bedrijfsprocessen? Neem contact op met U-Digital of ontdek meer over de mogelijkheden van HubSpot op de HubSpot website.